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PorAd Verbo Court Reporters

Por qué debes transcribir tus procedimientos

Las transcripciones son un instrumento crucial para profesionales que conducen una variedad de procedimientos. Una transcripción es un escrito ad verbatim que captura fielmente lo que se dijo y aconteció durante un evento o actividad.

La utilidad de una transcripción podría variar según el campo profesional en que se le utilice. Veamos algunos ejemplos:

1.  Transcripción de reuniones. Las juntas de directores recurren cada vez más a la transcripción para conservar y registrar de forma precisa sus reuniones ordinarias y extraordinarias. Es por eso que no hay que pasar por alto el propósito principal al realizar una transcripción de una reunión: capturar el detalle de lo que allí aconteció. Por ejemplo, una reunión general anual o asamblea ocurre una vez al año y generalmente incluye numerosos temas que se detallan minuciosamente y se formalizan en una agenda. Durante la discusión de los temas, surgen situaciones imprevistas, dudas, comentarios y controversias que se dilucidan y atienden el en acto. Una minuta, por su naturaleza, de ordinario no atiende la particularidad de estas interacciones. De ahí lo esencial de contar con una transcripción del procedimiento donde se podrá constatar el detalle de lo ocurrido. Para muchas personas, la revisión de la transcripción de una reunión general anual generalmente ocurre cuando se acerca la siguiente. Ahora bien, una transcripción detallada de las reuniones que se realizan anualmente, semestralmente o incluso trimestralmente, le permite tener una referencia específica en cualquier momento sin preocuparse por perder un solo detalle de lo que allí ocurrió.

De más está decir que ninguna transcripción consta de una sola página y, a veces, es posible que no se cuente con el tiempo suficiente para examinar el manuscrito completo con el fin de encontrar asuntos específicos que se interesen consultar. Sin embargo, realizar una transcripción de la reunión es sólo el primer paso para registrar las anotaciones de las reuniones de su organización, que junto con una preparación eficaz de actas o minutas exaltará la experiencia de estos procesos.

2.  Transcripción legal. Algunos de los procedimientos legales más comunes que requieren transcripción son: deposiciones, vistas, resúmenes legales, interacciones telefónicas, entrevistas con sospechosos, inspecciones oculares, declaraciones de testigos, interrogatorios y, básicamente, cualquier tipo de procedimiento judicial. Por ejemplo, las transcripciones de deposiciones son esenciales tanto para la preparación como para el juicio o la vista en su fondo en sí. La transcripción de una deposición, la cual constituye una declaración bajo juramento, proporciona un texto literal del procedimiento. Este texto podría presentarse como evidencia en un juicio siempre que el un juez o jueza así lo autorice, también podría ser usado para un juicio político o para desarrollar una estrategia legal con el fin de impugnar la credibilidad de un testigo o evidenciar qué información o prueba se descubrió. Los abogados que preparan y conducen deposiciones amplias y exhaustivas pueden usar las transcripciones para decidir e implementar los próximos pasos a seguir en sus casos. Las compañías de seguros también usan frecuentemente transcripciones legales de declaraciones para juzgar el valor o el mérito de un caso.

El texto resultante de la transcripción de un proceso legal será invaluable para evaluar la credibilidad de los testigos de ambos lados, para prepararse para una posible moción sumaria o, incluso, para instar a la otra parte a considerar el riesgo de ir a juicio. El documento puede usarse también como el registro oficial de un procedimiento, por lo que una transcripción precisa, confiable y profesional es clave.

3.  Transcripción para empresas. La planificación de una reunión, seminario, Podcast o conferencia es una actividad común en el quehacer empresarial y cualquier evento de este tipo puede transcribirse. Los eventos comerciales son importantes, sin duda, porque brindan información comprensiva de la industria. Muchas organizaciones no proveen una la transcripción oportuna de sus eventos. Las transcripciones de reuniones y eventos de negocios son herramientas valiosas cuando se trata de construir lealtad a la marca y también para mejorar las relaciones comerciales internas y externas. La transcripción de eventos comerciales o de negocios ayuda a registrar los discursos importantes de presentadores, empleados o asistentes, lo cual puede mantenerse para uso futuro. Crear transcripciones de grabaciones de audio o video de reuniones, conferencias, ferias de negocios, lanzamientos de productos, eventos corporativos, estudios de mercado, seminarios de mercadeo u otras interacciones comerciales ayuda a contar con un contenido valioso que puede usarse para conectar con los clientes e impulsar el crecimiento de la organización.

Las transcripciones le brindan la oportunidad a quienes llegan retrasados a un evento y a aquellos que no pudieron asistir, de entender y familiarizarse con lo que allí aconteció. También, son particularmente útiles cuando en una actividad hay varios paneles de reuniones o sesiones concurrentes que tienen lugar en diferentes lugares al mismo tiempo. Es importante señalar que hoy día la mayoría de las empresas están activas en las redes sociales. Al transcribir reuniones, eventos o conferencias de negocios, éstas se pueden publicar en plataformas de redes sociales para una mayor participación e interacción con los clientes.

Por otro lado, escuchar un seminario o conferencia mientras se realizan anotaciones es una tarea difícil y existe una alta probabilidad de perder puntos cruciales. Sin embargo, con una transcripción disponible, los participantes pueden disfrutar del evento sin perder tiempo escribiendo, al igual que les provee notas detalladas del mismo.

4.  Transcripción académica/investigación. Existen un sinnúmero de instancias en el mundo académico donde las transcripciones benefician tanto a estudiantes como a profesores. Piense en entrevistas, videos y otros materiales que sirven de fuente para trabajos de investigación, sin mencionar seminarios y conferencias de clases. Algunas instituciones académicas prestigiosas ahora ofrecen el contenido de muchos de sus cursos gratis en línea; estas ofertas generalmente incluyen transcripciones de conferencias. El hecho de que cualquier persona con una computadora y una conexión a Internet pueda ver un video o leer una conferencia transcrita de una clase representa un avance emocionante e inspirador en la accesibilidad educativa. Por otro lado, las transcripciones de entrevistas, grupos focales y nominales, ayudan a los investigadores a codificar mejor los datos y a encontrar y organizar ejemplos ilustrativos de las piezas de corresponden a dichos códigos. Otra razón por la que se deberían transcribir las entrevistas en un proceso investigativo es porque podemos leer mucho más rápido que escuchar, lo cual es especialmente útil cuando se trata de material copioso. Por lo tanto, la capacidad de rastreo (por ejemplo, cuando se necesita repasar los datos por algún motivo) también juega un papel importante.

Otros procedimientos tales como transcripción de sermones, discursos de apertura, transcripción de videos, y transcripción médica, entre muchos otros, también son objeto de interés para este campo. Todo esto nos lleva a concluir que las transcripciones se pueden utilizar para obtener detalles de cualquier procedimiento, también como material adicional para clientes, para ayudar a las personas con discapacidad auditiva, sirven como metadata para los desarrolladores de páginas web, son útiles como información para los visitantes de páginas web y representan documentación invaluable para los encargados de mantener los registros de la organización. La transcripción de sus eventos con el apoyo de un proveedor profesional de servicios de transcripción es una de las formas más efectivas de aumentar el valor añadido de sus eventos, procedimientos, reuniones o presentaciones.

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La importancia de la preparación de minutas

Levantar minutas de las reuniones no es tarea sencilla. Las personas responsables de hacerlo deben tener la debida preparación para desempeñar esa labor. Las actas o minutas representan el registro escrito oficial de las reuniones que llevan a cabo organizaciones o grupos y las mismas no son transcripciones de tales procedimientos.

La minutas permiten repasar todos los puntos importantes de las reuniones de un vistazo. Sin embargo, contar con una transcripción completa de la reunión o evento ofrece el beneficio de obtener detalles más específicos, si se necesitan.

Probablemente, no sea exagerado decir que lo último que usted o su personal desea hacer en una reunión es levantar las actas, sin embargo, es una tarea importante y, a menudo, necesaria. Por tal razón, se recomienda la contratación de profesionales que tengan a su cargo esta labor. Las siguientes son diez razones a tomar en consideración para asegurarse de que cuenta con un personal designado para preparar minutas claras y precisas de su próxima reunión:

1.  Las minutas actúan como recordatorios.  Durante una reunión se discuten un sinnúmero de asuntos, muchos de los cuales requieren acciones ulteriores. Las minutas sirven como recordatorio de las gestiones que deben realizarse en seguimiento de otras que quedaron inconclusas. Asimismo, durante las reuniones se determinan que gestiones, proyectos o encomiendas nuevas se deben llevar a cabo como parte de los trabajos ordinarios de la organización. Las minutas son una herramienta valiosa para darle seguimiento a todos estos asuntos.

2.  Las minutas establecen quién hará qué y cuándo.  Uno de los objetivos más importante durante una reunión es la asignación y delegación de tareas y responsabilidades. Las minutas sirven de registro de sobre qué persona o personas recaen determinadas funciones o proyectos.

3. Son el punto de partida de la siguiente reunión.  El tener un registro de los puntos discutidos en una reunión provee un punto de partida para el comienzo de la próxima y evitar así ir sobre tópicos ya discutidos. Asimismo, las minutas sirven como herramienta de preparación para reuniones o eventos futuros ya que permiten el familiarizarse con los asuntos ya discutidos.

4.  Son útiles para que quienes se ausentaron puedan conocer qué se discutió y qué decisiones se han tomado.  La asistencia a las reuniones se puede ver afectada por múltiples razones. Actores importantes podrían verse impedidos de asistir por compromisos previos, emergencias, enfermedad y conflictos de cualquier otra índole. El contar con una minuta de la reunión, facilita el proceso de familiarizarse con lo discutido en la misma y el que, por consiguiente, no se afecte el curso normal de las operaciones de la organización.

5.  En caso de conflictos, son útiles para corroborar qué acuerdos se alcanzaron.  Con demasiada frecuencia, surgen controversias respecto de lo acordado en las reuniones, las determinaciones tomadas, las asignaciones hechas, entre otros. El problema puede ser resuelto fácilmente con sólo repasar lo que pasó en la reunión utilizando el acta que allí se levantó.

6.  Las actas de las reuniones ofrecen protección legal.  Las minutas son documentos importantes que no se pueden ignorar si se desea mantener a la organización en línea con los requerimientos legales. Las actas representan las acciones que han llevado a cabo tanto la Junta como el liderato de la organización, y son consideradas evidencia legal por auditores y tribunales, entre otros. Los expertos legales suelen concluir que si una acción no está registrada, no sucedió.

7.  Las actas de las reuniones proporcionan estructura.  Aunque no hay un formato estandarizado para las actas de las reuniones, es importante que se haga un esfuerzo razonable para informar allí los hechos que acontecieron en la reunión. Por lo tanto, se debe asegurar que quien las prepare describa adecuadamente cómo los miembros de la junta llegaron a los acuerdos y realizaron las decisiones. Es importante incluir en este documento el nombre de la organización, la fecha y la hora de la reunión, quién llamó al orden y quién asistió. Asimismo, se debe indicar si hubo cuórum, todas las mociones hechas, cualquier conflicto de intereses, cuándo terminó la reunión, y quién tuvo a su cargo la elaboración de la minuta. Las actas deben ser debidamente aprobadas durante la próxima reunión.

8.  Las actas de reunión impulsan la acción.  Las minutas efectivas ayudan a impulsar un plan de acción para su equipo de trabajo y aclaran cómo, cuándo, por qué y por quién se tomaron las decisiones. Asimismo, establecen una ruta de acción para los asuntos pendientes y brindan información valiosa a los miembros del equipo que no pudieron asistir a la reunión.

9.  Las actas de las reuniones establecen estándares de medición.  Las minutas registran las decisiones tomadas en la reunión, lo que las convierte en documentos útiles que establecen métricas para medir el progreso, si alguno, de acciones llevadas a cabo y las que están pendientes de realizarse. También actúan como una herramienta de rendición de cuentas porque dejan claro quién o quiénes estuvieron a cargo de realizar determinadas encomiendas.

10.  Las actas de reuniones proveen protecciones legales para los miembros de la Junta.  El registro de los votos o del resultado de un proceso eleccionario sirve para múltiples propósitos. Esto brinda a los miembros de la Junta alguna posible protección legal en caso de demandas.  Las minutas sirven para registrar las acciones llevadas a cabo por los miembros de la junta y su oposición o acuerdo con las mociones planteadas.

Por otro lado, se debe señalar que las actas de las reuniones pueden ser largas y detalladas, o pueden ser cortas y precisas, según la naturaleza de la reunión, o las políticas de la organización. En situaciones de importancia crítica, y donde el registro deba ser detallado y específico, es posible que se tengan que transcribir los procedimientos. Cuando éste no sea el caso, las minutas pueden ser documentos sencillos que reflejen las decisiones tomadas y acciones que deben tomarse. En general, se recomienda que las minutas sean lo más cortas posible, siempre que resalten toda la información clave.

En conclusión, las actas de las reuniones son documentos vitales donde se registra lo que se discutió en una reunión y qué elementos de acción surgieron de la misma. En la mayoría de las organizaciones, la revisión de las actas a lo largo del tiempo ofrece un registro histórico de los eventos. Las actas contienen los asuntos clave que fueron objeto de discusión durante una reunión y cualquier conclusión alcanzada, o decisiones tomadas. Por lo tanto, las actas deben prepararse para cualquier reunión formal que tenga lugar en cualquier nivel de una organización. Podemos entonces decir que las actas son el registro oficial y legal de la toma de decisiones corporativas y, por lo tanto, a menudo se consultan muchos meses después del hecho para determinar qué condujo específicamente a una determinada acción.