Por qué debes transcribir tus procedimientos

PorAd Verbo Court Reporters

Por qué debes transcribir tus procedimientos

Las transcripciones son un instrumento crucial para profesionales que conducen una variedad de procedimientos. Una transcripción es un escrito ad verbatim que captura fielmente lo que se dijo y aconteció durante un evento o actividad.

La utilidad de una transcripción podría variar según el campo profesional en que se le utilice. Veamos algunos ejemplos:

1.  Transcripción de reuniones. Las juntas de directores recurren cada vez más a la transcripción para conservar y registrar de forma precisa sus reuniones ordinarias y extraordinarias. Es por eso que no hay que pasar por alto el propósito principal al realizar una transcripción de una reunión: capturar el detalle de lo que allí aconteció. Por ejemplo, una reunión general anual o asamblea ocurre una vez al año y generalmente incluye numerosos temas que se detallan minuciosamente y se formalizan en una agenda. Durante la discusión de los temas, surgen situaciones imprevistas, dudas, comentarios y controversias que se dilucidan y atienden el en acto. Una minuta, por su naturaleza, de ordinario no atiende la particularidad de estas interacciones. De ahí lo esencial de contar con una transcripción del procedimiento donde se podrá constatar el detalle de lo ocurrido. Para muchas personas, la revisión de la transcripción de una reunión general anual generalmente ocurre cuando se acerca la siguiente. Ahora bien, una transcripción detallada de las reuniones que se realizan anualmente, semestralmente o incluso trimestralmente, le permite tener una referencia específica en cualquier momento sin preocuparse por perder un solo detalle de lo que allí ocurrió.

De más está decir que ninguna transcripción consta de una sola página y, a veces, es posible que no se cuente con el tiempo suficiente para examinar el manuscrito completo con el fin de encontrar asuntos específicos que se interesen consultar. Sin embargo, realizar una transcripción de la reunión es sólo el primer paso para registrar las anotaciones de las reuniones de su organización, que junto con una preparación eficaz de actas o minutas exaltará la experiencia de estos procesos.

2.  Transcripción legal. Algunos de los procedimientos legales más comunes que requieren transcripción son: deposiciones, vistas, resúmenes legales, interacciones telefónicas, entrevistas con sospechosos, inspecciones oculares, declaraciones de testigos, interrogatorios y, básicamente, cualquier tipo de procedimiento judicial. Por ejemplo, las transcripciones de deposiciones son esenciales tanto para la preparación como para el juicio o la vista en su fondo en sí. La transcripción de una deposición, la cual constituye una declaración bajo juramento, proporciona un texto literal del procedimiento. Este texto podría presentarse como evidencia en un juicio siempre que el un juez o jueza así lo autorice, también podría ser usado para un juicio político o para desarrollar una estrategia legal con el fin de impugnar la credibilidad de un testigo o evidenciar qué información o prueba se descubrió. Los abogados que preparan y conducen deposiciones amplias y exhaustivas pueden usar las transcripciones para decidir e implementar los próximos pasos a seguir en sus casos. Las compañías de seguros también usan frecuentemente transcripciones legales de declaraciones para juzgar el valor o el mérito de un caso.

El texto resultante de la transcripción de un proceso legal será invaluable para evaluar la credibilidad de los testigos de ambos lados, para prepararse para una posible moción sumaria o, incluso, para instar a la otra parte a considerar el riesgo de ir a juicio. El documento puede usarse también como el registro oficial de un procedimiento, por lo que una transcripción precisa, confiable y profesional es clave.

3.  Transcripción para empresas. La planificación de una reunión, seminario, Podcast o conferencia es una actividad común en el quehacer empresarial y cualquier evento de este tipo puede transcribirse. Los eventos comerciales son importantes, sin duda, porque brindan información comprensiva de la industria. Muchas organizaciones no proveen una la transcripción oportuna de sus eventos. Las transcripciones de reuniones y eventos de negocios son herramientas valiosas cuando se trata de construir lealtad a la marca y también para mejorar las relaciones comerciales internas y externas. La transcripción de eventos comerciales o de negocios ayuda a registrar los discursos importantes de presentadores, empleados o asistentes, lo cual puede mantenerse para uso futuro. Crear transcripciones de grabaciones de audio o video de reuniones, conferencias, ferias de negocios, lanzamientos de productos, eventos corporativos, estudios de mercado, seminarios de mercadeo u otras interacciones comerciales ayuda a contar con un contenido valioso que puede usarse para conectar con los clientes e impulsar el crecimiento de la organización.

Las transcripciones le brindan la oportunidad a quienes llegan retrasados a un evento y a aquellos que no pudieron asistir, de entender y familiarizarse con lo que allí aconteció. También, son particularmente útiles cuando en una actividad hay varios paneles de reuniones o sesiones concurrentes que tienen lugar en diferentes lugares al mismo tiempo. Es importante señalar que hoy día la mayoría de las empresas están activas en las redes sociales. Al transcribir reuniones, eventos o conferencias de negocios, éstas se pueden publicar en plataformas de redes sociales para una mayor participación e interacción con los clientes.

Por otro lado, escuchar un seminario o conferencia mientras se realizan anotaciones es una tarea difícil y existe una alta probabilidad de perder puntos cruciales. Sin embargo, con una transcripción disponible, los participantes pueden disfrutar del evento sin perder tiempo escribiendo, al igual que les provee notas detalladas del mismo.

4.  Transcripción académica/investigación. Existen un sinnúmero de instancias en el mundo académico donde las transcripciones benefician tanto a estudiantes como a profesores. Piense en entrevistas, videos y otros materiales que sirven de fuente para trabajos de investigación, sin mencionar seminarios y conferencias de clases. Algunas instituciones académicas prestigiosas ahora ofrecen el contenido de muchos de sus cursos gratis en línea; estas ofertas generalmente incluyen transcripciones de conferencias. El hecho de que cualquier persona con una computadora y una conexión a Internet pueda ver un video o leer una conferencia transcrita de una clase representa un avance emocionante e inspirador en la accesibilidad educativa. Por otro lado, las transcripciones de entrevistas, grupos focales y nominales, ayudan a los investigadores a codificar mejor los datos y a encontrar y organizar ejemplos ilustrativos de las piezas de corresponden a dichos códigos. Otra razón por la que se deberían transcribir las entrevistas en un proceso investigativo es porque podemos leer mucho más rápido que escuchar, lo cual es especialmente útil cuando se trata de material copioso. Por lo tanto, la capacidad de rastreo (por ejemplo, cuando se necesita repasar los datos por algún motivo) también juega un papel importante.

Otros procedimientos tales como transcripción de sermones, discursos de apertura, transcripción de videos, y transcripción médica, entre muchos otros, también son objeto de interés para este campo. Todo esto nos lleva a concluir que las transcripciones se pueden utilizar para obtener detalles de cualquier procedimiento, también como material adicional para clientes, para ayudar a las personas con discapacidad auditiva, sirven como metadata para los desarrolladores de páginas web, son útiles como información para los visitantes de páginas web y representan documentación invaluable para los encargados de mantener los registros de la organización. La transcripción de sus eventos con el apoyo de un proveedor profesional de servicios de transcripción es una de las formas más efectivas de aumentar el valor añadido de sus eventos, procedimientos, reuniones o presentaciones.

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