Preparación de Minutas

Las minutas o actas son meramente un récord de las acciones tomadas, no de lo dicho por los presentes durante una conversación. Las minutas representan un registro auditable del quehacer y de la historia oficial de una organización. Las minutas no deben reflejar la opinión personal de aquel que las prepara y todas las acciones registradas deben ir al punto y escritas en el orden en que ocurrieron.

Las minutas se escriben en tercera persona y comúnmente se conservan en un Libro de Minutas. Podrán ser escritas en un papel 8 ½ x 11 y archivadas de forma cronológica.

CONTENIDO DE UNA MINUTA

Fecha, hora y lugar del la reunión
Tipo de reunión (ordinaria, extraordinaria, etc.)
Nombre del comité o departamento
Miembros presentes y ausentes
Nombre del oficial que preside
Invitados
Hora de la llamada al orden y por quién
Aprobación y enmiendas de minutas anteriores
Informes de oficiales y comités
Asuntos completados
Asuntos pendientes
Asuntos que requieran seguimiento y miembros asignados para ello
Decisiones tomadas (palabras exactas de las propuestas, resoluciones y menciones, si se secunda una moción, conteo de votos, resumen de asuntos discutidos)
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Hora del cierre de la reunión
Fecha de la próxima reunión
Nombre de la secretaria o Taquígrafo de Récord
Asuntos misceláneos tales como invocaciones y aprobación de agenda

DISPOSICIONES GENERALES

El cuerpo de la minuta debe contener lo siguiente:

Un párrafo para cada asunto discutido, indicando todas las mociones y resoluciones con las palabras exactas que fueron utilizadas por las personas que las esbozaron.

El nombre de la persona que realiza la moción debe ser incluido y el de las personas que la secundan.

Se debe indicar si las mociones fueron aprobadas o no aprobadas.

Las mociones retiradas no deben ser registradas, a menos que hayan sido debatidas. Todas las mociones principales son registradas, incluso las que no fueron aprobadas.

Los diferentes informes deben incluir el nombre y la posición de la persona que los hace. Cualquier acción tomada debe ser registrada. Es posible anejar a la minuta una copia exacta del informe, si los presentes así lo acuerdan.

Compromisos especiales, asignaciones, elección de delegados y otros asuntos pueden ser resumidos y colocados en el cuerpo de la minuta.

Los comentarios, favorables o desfavorables, no son registrados en una minuta, y tampoco se debe intentar resumirlos.

El párrafo de cierre debe siempre incluir la hora exacta en que termina la reunión.

Comúnmente es la secretaria o el secretario quien firma las minutas al final de la misma formalizando su aprobación. Sin embargo, otras firmas pueden ser incluidas, según determinado por la entidad.

GRABACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

Las minutas pueden ser grabadas en audio o tomadas por escrito. Existen dos métodos para grabar las mismas:

Método de palabra por palabra
Se graba la reunión completa. Muy útil en casos donde se va a efectuar también una transcripción de los procedimientos, lo cual es altamente recomendable.

Método de resumen de acciones
Se graban sólo los segmentos de la reunión que los presentes decidan, tales como discusiones, debates, acuerdos y desacuerdos, quién propuso una acción, opiniones, quien propuso y secundó una moción, resoluciones, enmiendas, decisiones, conclusiones; y el resultado de una discusión, incluyendo un posible conteo de votos, etc.

En ambos casos, es crucial que alguien esté a cargo de la grabación.