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PorAd Verbo Court Reporters

La importancia de la preparación de minutas

Levantar minutas de las reuniones no es tarea sencilla. Las personas responsables de hacerlo deben tener la debida preparación para desempeñar esa labor. Las actas o minutas representan el registro escrito oficial de las reuniones que llevan a cabo organizaciones o grupos y las mismas no son transcripciones de tales procedimientos.

La minutas permiten repasar todos los puntos importantes de las reuniones de un vistazo. Sin embargo, contar con una transcripción completa de la reunión o evento ofrece el beneficio de obtener detalles más específicos, si se necesitan.

Probablemente, no sea exagerado decir que lo último que usted o su personal desea hacer en una reunión es levantar las actas, sin embargo, es una tarea importante y, a menudo, necesaria. Por tal razón, se recomienda la contratación de profesionales que tengan a su cargo esta labor. Las siguientes son diez razones a tomar en consideración para asegurarse de que cuenta con un personal designado para preparar minutas claras y precisas de su próxima reunión:

1.  Las minutas actúan como recordatorios.  Durante una reunión se discuten un sinnúmero de asuntos, muchos de los cuales requieren acciones ulteriores. Las minutas sirven como recordatorio de las gestiones que deben realizarse en seguimiento de otras que quedaron inconclusas. Asimismo, durante las reuniones se determinan que gestiones, proyectos o encomiendas nuevas se deben llevar a cabo como parte de los trabajos ordinarios de la organización. Las minutas son una herramienta valiosa para darle seguimiento a todos estos asuntos.

2.  Las minutas establecen quién hará qué y cuándo.  Uno de los objetivos más importante durante una reunión es la asignación y delegación de tareas y responsabilidades. Las minutas sirven de registro de sobre qué persona o personas recaen determinadas funciones o proyectos.

3. Son el punto de partida de la siguiente reunión.  El tener un registro de los puntos discutidos en una reunión provee un punto de partida para el comienzo de la próxima y evitar así ir sobre tópicos ya discutidos. Asimismo, las minutas sirven como herramienta de preparación para reuniones o eventos futuros ya que permiten el familiarizarse con los asuntos ya discutidos.

4.  Son útiles para que quienes se ausentaron puedan conocer qué se discutió y qué decisiones se han tomado.  La asistencia a las reuniones se puede ver afectada por múltiples razones. Actores importantes podrían verse impedidos de asistir por compromisos previos, emergencias, enfermedad y conflictos de cualquier otra índole. El contar con una minuta de la reunión, facilita el proceso de familiarizarse con lo discutido en la misma y el que, por consiguiente, no se afecte el curso normal de las operaciones de la organización.

5.  En caso de conflictos, son útiles para corroborar qué acuerdos se alcanzaron.  Con demasiada frecuencia, surgen controversias respecto de lo acordado en las reuniones, las determinaciones tomadas, las asignaciones hechas, entre otros. El problema puede ser resuelto fácilmente con sólo repasar lo que pasó en la reunión utilizando el acta que allí se levantó.

6.  Las actas de las reuniones ofrecen protección legal.  Las minutas son documentos importantes que no se pueden ignorar si se desea mantener a la organización en línea con los requerimientos legales. Las actas representan las acciones que han llevado a cabo tanto la Junta como el liderato de la organización, y son consideradas evidencia legal por auditores y tribunales, entre otros. Los expertos legales suelen concluir que si una acción no está registrada, no sucedió.

7.  Las actas de las reuniones proporcionan estructura.  Aunque no hay un formato estandarizado para las actas de las reuniones, es importante que se haga un esfuerzo razonable para informar allí los hechos que acontecieron en la reunión. Por lo tanto, se debe asegurar que quien las prepare describa adecuadamente cómo los miembros de la junta llegaron a los acuerdos y realizaron las decisiones. Es importante incluir en este documento el nombre de la organización, la fecha y la hora de la reunión, quién llamó al orden y quién asistió. Asimismo, se debe indicar si hubo cuórum, todas las mociones hechas, cualquier conflicto de intereses, cuándo terminó la reunión, y quién tuvo a su cargo la elaboración de la minuta. Las actas deben ser debidamente aprobadas durante la próxima reunión.

8.  Las actas de reunión impulsan la acción.  Las minutas efectivas ayudan a impulsar un plan de acción para su equipo de trabajo y aclaran cómo, cuándo, por qué y por quién se tomaron las decisiones. Asimismo, establecen una ruta de acción para los asuntos pendientes y brindan información valiosa a los miembros del equipo que no pudieron asistir a la reunión.

9.  Las actas de las reuniones establecen estándares de medición.  Las minutas registran las decisiones tomadas en la reunión, lo que las convierte en documentos útiles que establecen métricas para medir el progreso, si alguno, de acciones llevadas a cabo y las que están pendientes de realizarse. También actúan como una herramienta de rendición de cuentas porque dejan claro quién o quiénes estuvieron a cargo de realizar determinadas encomiendas.

10.  Las actas de reuniones proveen protecciones legales para los miembros de la Junta.  El registro de los votos o del resultado de un proceso eleccionario sirve para múltiples propósitos. Esto brinda a los miembros de la Junta alguna posible protección legal en caso de demandas.  Las minutas sirven para registrar las acciones llevadas a cabo por los miembros de la junta y su oposición o acuerdo con las mociones planteadas.

Por otro lado, se debe señalar que las actas de las reuniones pueden ser largas y detalladas, o pueden ser cortas y precisas, según la naturaleza de la reunión, o las políticas de la organización. En situaciones de importancia crítica, y donde el registro deba ser detallado y específico, es posible que se tengan que transcribir los procedimientos. Cuando éste no sea el caso, las minutas pueden ser documentos sencillos que reflejen las decisiones tomadas y acciones que deben tomarse. En general, se recomienda que las minutas sean lo más cortas posible, siempre que resalten toda la información clave.

En conclusión, las actas de las reuniones son documentos vitales donde se registra lo que se discutió en una reunión y qué elementos de acción surgieron de la misma. En la mayoría de las organizaciones, la revisión de las actas a lo largo del tiempo ofrece un registro histórico de los eventos. Las actas contienen los asuntos clave que fueron objeto de discusión durante una reunión y cualquier conclusión alcanzada, o decisiones tomadas. Por lo tanto, las actas deben prepararse para cualquier reunión formal que tenga lugar en cualquier nivel de una organización. Podemos entonces decir que las actas son el registro oficial y legal de la toma de decisiones corporativas y, por lo tanto, a menudo se consultan muchos meses después del hecho para determinar qué condujo específicamente a una determinada acción.