Términos del Servicio

Comparecencia
El cargo por concepto de comparecencia supone una “Tarifa Fija” durante el período de 8:00 am hasta las 5:00 pm, irrespectivamente del tiempo que nuestro personal esté en el lugar del servicio cubriendo los procedimientos. De requerirse que nuestro personal permanezca en el lugar del servicio luego de las 5:00 pm, se hará un cargo adicional por hora no fraccional. El cliente es responsable de la cancelación de los servicios luego de que estos hayan sido confirmados. Si los procedimientos no se llevan a cabo y nuestro personal ya se ha reportado o ha salido hacia el lugar del servicio, se efectuará un cargo por la comparecencia o período de espera en el lugar. Si los procedimientos se llevan a cabo y nuestro personal debe esperar por el inicio de los mismos por un período mayor de dos horas, nos reservamos el derecho de efectuar un cargo por hora no fraccional correspondiente al período de espera. Si los procedimientos no se celebran una vez que nuestro personal se ha reportado al lugar del servicio, se realizará un cargo correspondiente al período de espera o a la Tarifa Fija, lo que sea mayor. Comparecencias al área isla, comparecencias fuera de horas laborables, comparecencias al extranjero, comparecencias en días festivos o fines de semana, conllevan cargos adicionales. Si aplica, cargos adicionales podrían ser efectuados por concepto de dieta, millaje y peajes, entre otros. Si luego de culminado el procedimiento citado, nuestro personal debe permanecer en el lugar del servicio para atender otro caso con epígrafe diferente o para atender un caso que será facturado a otro cliente, se realizarán todos los cargos que correspondan a una orden nueva e independiente, incluyendo los cargos por comparecencia. Las transcripciones no son cancelables una vez iniciado el proceso de transcripción de las mismas. Si el cliente encuentra necesario cancelar una orden de transcripción y está a tiempo para hacerlo, se efectuará un cargo por hora no fraccional por concepto de la comparecencia del día del servicio o un cargo mínimo correspondiente a la “Tarifa Fija”. Los clientes que no posean cuenta activa con Ad Verbo Court Reporters podrían estar sujetos al pago de la comparecencia el mismo día del servicio.
Cancelación de Transcripciones
Las transcripciones no son cancelables una vez iniciado el proceso de transcripción de las mismas. Si el cliente encuentra necesario cancelar una orden de transcripción y está a tiempo para hacerlo, o sea, que no se ha comenzado el proceso de transcripción, se efectuará un cargo por hora no fraccional por concepto de la comparecencia del día del servicio o un cargo mínimo correspondiente a la “Tarifa Fija”.
Entrega
Los casos contratados bajo el período estándar de entrega se procesan utilizando el método “primero en llegar, primero en salir”. El período de entrega promedio de los casos bajo el plan de entrega estándar es de veinte (20) a treinta (30) días laborables. El cliente puede seleccionar un servicio acelerado, el cual conlleva un costo adicional. Contamos con dos servicios de entrega acelerada: una semana (siete días laborables) y dos semanas (14 días laborables). Tenemos otros términos de entrega acelerada, sujetos a disponibilidad y consulta previa. El término de entrega comienza a contar a partir del próximo día laborable en que se toman los procedimientos o se nos hace entrega del material a ser transcrito. Todas nuestras transcripciones se entregan en un (1) original y 1 (1) copia debida y nítidamente presentados. Se hará un cargo correspondiente al servicio de entrega y recogido de cada caso, si aplica.
Garantía
La garantía para nuestros clientes es que “si usted no está satisfecho, nosotros tampoco lo estamos”. Haremos todo lo posible por que el servicio sea uno de calidad y cumpla con sus expectativas. Nuestra labor de transcripción está limitada estrictamente a lo que surja de la grabación, a lo audible y a lo inteligible. Es responsabilidad del cliente conducir procedimientos organizados, cooperar con nuestro personal en su labor de grabación y transcripción, y velar por que el nivel de voz, la identificación de los interlocutores y los turnos para dirigirse al récord sean los adecuados. De surgir alguna reclamación, incluyendo las relacionadas con la forma en que se ha efectuado la transcripción, la atenderemos con celeridad y confrontaremos lo transcrito con lo grabado. Sólo se aceptan correcciones relacionadas a errores de transcripción y de índole ortográfica y/o tipográfica, no cambios sobre lo que en efecto se dijo. Sólo atendemos reclamaciones provenientes de clientes con cuentas en buen estado. No nos es posible identificar en la transcripción a aquéllos que no se identifiquen en el récord. Si la reclamación procede, efectuaremos las correcciones libre de costo para el cliente. Las reclamaciones deberán ser hechas por escrito en un término no mayor de treinta (30) días calendarios, contados a partir de la fecha de entrega del caso. El cliente nos hará llegar sin ningún tipo de marca o tachadura todos los originales y copias de la transcripción, CD’s, y la grabación que fue utilizada en la transcripción, si aplica. El cliente sólo someterá solicitudes de enmiendas o correcciones a las transcripciones en una sola ocasión por caso.
Transcripción de Grabaciones Externas
Tenemos disponibles servicios de transcripción para grabaciones no realizadas por nosotros. Estas grabaciones deberán ser aptas para ser transcritas y, dependiendo del formato en el cual estén realizadas, podrían conllevar cargos por concepto de regrabación. Nuestra labor de transcripción está limitada estrictamente a lo que surja de la grabación, a lo audible y a lo inteligible. Lo ininteligible y/o inaudible aparecerá debidamente indicado en el manuscrito final. Si el cliente desea revisar la transcripción y realizar correcciones previo a su impresión final, podrá solicitar un borrador, el cual conlleva un costo adicional. Estas correcciones serán hechas en una sola ocasión dentro de un término no mayor de treinta (30) días, una vez entregado el borrador solicitado. Ad Verbo Court Reporters no certificará las transcripciones que contengan material añadido o modificado por el cliente. Por favor, refiérase a la sección de “Garantía” para información adicional. A menos que recibamos por escrito instrucciones indicando lo contrario, entenderemos que todo el material contenido en las grabaciones suministradas es objeto de transcripción.
Minutas
Contamos con un formato estándar para la preparación de minutas o actas. Sin embargo, podremos individualizar en ciertos aspectos el estilo para que se adapte a las necesidades de nuestros clientes. A esos efectos, se deberá estudiar el historial de minutas, si alguno, previo a proceder con la preparación de éstas. Es responsabilidad del cliente, luego de recibir el documento, corroborar la exactitud del mismo y realizarle los ajustes necesarios para que refleje la realidad de su empresa. Realizamos un cargo fijo por concepto de preparación de minutas cuando éstas van a acompañadas de la transcripción. Minutas preparadas sin transcripción serán facturadas por hora. En ocasiones, debido a la complejidad terminológica utilizada en algunas empresas, nos veremos impedidos de aceptar órdenes de preparación de minutas.
Conservación de Archivos y Grabaciones
Guardamos por tiempo indefinido las transcripciones en nuestro sistema de computadoras. Los sistemas de computadoras, por ser una tecnología delicada, están sujetos a virus, pérdida de energía, al deterioro ocasionado por el paso del tiempo y podrían averiarse sin causa aparente. Conservamos las grabaciones en audio realizadas por nosotros por período de tres (3) meses, contados a partir de la fecha de entrega de la transcripción. Luego de este período, las mismas son borradas permanentemente.
Cotizaciones
Los precios que se indican en nuestras cotizaciones son precios por unidad y podrían no reflejar la totalidad de los cargos a facturar en determinada partida. Las cotizaciones no representan una reservación de fechas en nuestro calendario. Si el cliente interesa calendarizar un procedimiento luego de haber recibido una cotización, deberá comunicarse con nosotros para realizar el procedimiento correspondiente. Debido a que son múltiples los factores que influyen en la cantidad de páginas que resultarán de una transcripción, no nos es posible proveerle un cómputo exacto en esta partida. Todas nuestras cotizaciones son válidas por un período de treinta (30) días.
Repositorio Digital de Archivos
El Repositorio digital de archivos le permite acceder a sus archivos de forma segura y confidencial a través de la Internet desde cualquier parte del mundo. Al momento de usted contratar con nosotros un servicio, crearemos una cuenta para usted en nuestra base de datos donde serán depositadas todos sus archivos, a los cuales usted tendrá acceso de forma gratuita los 7 días de lasemana, 24 horas al día. Para acceder a este servicio, hágalo a través de nuestro sitio adverbo.com. Usted necesita tener a la mano su email, nombre de usuario y contraseña. Este servicio sólo estará disponible para clientes con cuentas en buen estado.
Calendarización en Línea
Ad Verbo Court Reporters le provee el servicio de calendarizar sus procedimientos a través de nuestro sitio adverbo.com. Para servicio de emergencia o a tomar lugar en 24 horas o menos, le recomendamos la calendarización a través del teléfono 787.753.5353. Al momento de usted calendarizar un procedimiento en línea, le enviaremos una confirmación mediante correo electrónico una vez hayamos corroborado la validez de la información sometida y la disponibilidad en nuestro calendario. Mientras no reciba esta confirmación, su procedimiento no ha sido calendarizado. Las cancelaciones o cambios de fecha deberán ser hechos con un mínimo de 24 horas de antelación a la fecha del procedimiento, de lo contrario, Ad Verbo Court Reporters se reserva el derecho de efectuar los cargos correspondientes a la comparecencia del Taquígrafo en la eventualidad de que al momento de la cancelación éste haya salido hacia el lugar del servicio.
Crédito y Pagos
Clientes a crédito se comprometen a realizar el pago de las facturas en o antes de 15 días calendarios. A clientes sin crédito, nos reservamos el derecho de solicitarle el 50% de depósito del total estimado de la orden y/o el pago de comparecencia el día del servicio; el balance pendiente será facturado COD. Bajo ninguna circunstancia se entregarán órdenes procesadas como COD sin que se satisfaga por el completo el balance pendiente de pago. Aceptamos efectivo, tarjetas de crédito a través de PayPal, giro postal o cheque certificado únicamente. Los clientes con crédito de ordinario recibirán una factura al momento de recibir su orden. Sin embargo, en ocasiones, recibirá su factura en una fecha posterior a través del correo regular, email o entregada a la mano. Ad Verbo Court Reporters tendrá hasta doce (12) meses para facturar una orden que por error no haya sido facturada al momento de la entrega y el cliente será igualmente responsable por el pago de la misma. Nuestro cliente es la persona o entidad que se comunica con nosotros para contratar el servicio. El cliente es responsable por el pago de los servicios contratados. La relación contractual es entre Ad Verbo Court Reporters y el cliente, por lo que el pago de estos servicios no está sujeto a pagos provenientes de terceros. Balances atrasados podrían estar sujetos a cargos por demora. Ad Verbo Court Reporters podría suspender su crédito y descontinuar su servicio del Repositorio digital de archivos si su cuenta está atrasada o en delincuencia. Si su cuenta permanece atrasada o en delincuencia por más de seis meses, suspenderemos su crédito y el servicio del Repositorio digital permanentemente. Cuentas en delincuencia serán referidas para acción de cobro por la vía legal y el cliente será responsable por el pago de honorarios de abogados y cargos por demora. Recuerde que el otorgamiento de crédito es un privilegio y un acto de confianza mutua; por favor, haga buen uso de él. No nos es posible otorgar crédito a clientes fuera de Puerto Rico. Los pagos podrán ser dirigidos a la siguiente dirección postal: Ad Verbo Court Reporters, PO Box 8362, San Juan, Puerto Rico, 00910-8362. El número de Seguro Social Patronal se indica en las facturas luego de las siglas SSN/EIN. El cliente también tiene la opción de pagar utilizando las principales tarjetas de crédito y/o tarjetas de débito a través del servicio de PayPal. Más información en nuestro sitio adverbo.com.
Confidencialidad
Los datos, transcripciones, documentos y grabaciones de nuestros clientes bajo ningún concepto serán reproducidos, divulgados y/o entregados a terceras personas sin el debido consentimiento o autorización escrita de éstos, exceptuándose aquellos casos en que medie una orden del Tribunal.
Todos estos términos están sujetos a revisión